DOSSIERS PÈLERINS
Identité, passeport, documents, accompagnants, paiements, visa : tout ce qui concerne un pèlerin est au même endroit, à jour, et visible par toute l'équipe — du premier acompte jusqu'au retour.
Des agences en France, en Europe et au Maghreb
Une fiche par personne, rattachée à son départ, qui porte son propre journal.
Nom, date de naissance, nationalité, numéro et date d'expiration du passeport : saisis une fois, contrôlés avant le départ.
Passeport, photo, justificatifs : chaque pièce est rattachée au bon dossier et retrouvée en quelques secondes.
Les voyageurs d'une même famille sur un dossier commun, avec le lien entre eux — utile pour le rooming et pour les démarches visa.
Acomptes, échéancier, solde et reste à payer par dossier ; le conseiller est prévenu avant chaque retard.
Le circuit choisi et l'avancement de la demande se lisent dans le dossier ; le visa obtenu y revient.
Ce qui manque, ce qui est fait, qui l'a fait et quand : le dossier porte son propre journal.
Le passeport est dans un dossier, le paiement dans un autre
Pour savoir si un pèlerin est prêt à partir, il faut ouvrir quatre fichiers et appeler un collègue.
Le passeport expire pendant le voyage
Sans contrôle de validité au moment de la saisie, l'erreur se découvre à l'aéroport.
Le solde est calculé à la main
Les acomptes reçus en agence, par virement et par un proche ne se recoupent jamais ; le solde annoncé au client est faux.
L'identité et le passeport (avec contrôle de la date d'expiration), les documents classés (passeport, photo, justificatifs), les accompagnants de la même famille, l'offre et le type de chambre, les paiements avec l'échéancier et le reste à payer, le circuit visa et son statut, et l'historique de toutes les actions. Le dossier est créé depuis le lead au moment de la vente et suit le pèlerin jusqu'au retour. Les documents sont classés par type, et le dossier signale ce qui manque avant chaque échéance plutôt qu'après.
Les voyageurs d'une même famille sont regroupés sur un dossier commun, chacun avec sa propre fiche (identité, passeport, documents). Le lien entre eux sert ensuite au rooming — la famille est placée ensemble — et aux démarches visa, lorsqu'un accompagnant doit être déclaré. Les paiements peuvent être suivis pour la famille ou par personne.
Non. Les copies de passeport sont supprimées automatiquement six mois après le retour du pèlerin, et les documents partagés sont servis par des liens qui expirent après quelques minutes. Chaque agence est isolée dans son propre espace, les accès dépendent du rôle de l'utilisateur, et les consultations de documents sensibles sont journalisées.
Chaque dossier affiche ce qui reste à faire : passeport manquant ou expirant, photo absente, acompte en retard, visa en attente. La liste des dossiers d'un départ se filtre sur ces manques, et le conseiller reçoit une alerte avant les échéances plutôt qu'après. Les relances au pèlerin partent depuis le dossier, par WhatsApp ou par email.
Oui. Chaque pèlerin reçoit un lien privé vers son espace : il y voit l'état de son dossier, les documents attendus et ses paiements, et peut transmettre lui-même les pièces manquantes. L'agence garde la validation : rien n'entre dans le dossier sans qu'un conseiller l'ait accepté.
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