1. Qui sommes-nous ?
OmraDesk est une plateforme en ligne destinée aux agences de voyage Omra et Hajj pour gérer leur activité (offres, dossiers pèlerins, paiements, documents, communications). L'éditeur du service est OmraDesk — coordonnées ci-dessous.
Cette politique s'applique au site www.omradesk.com et à toutes les surfaces (sous-domaines) opérées par OmraDesk pour ses clients (les agences de voyage, ci-après « agences clientes »).
2. Quelles données collectons-nous ?
Données des agents des agences (utilisateurs OmraDesk)
- Nom, prénom, adresse email professionnelle, téléphone
- Adresse IP, navigateur utilisé, date et heure de connexion (journaux de sécurité)
- Actions réalisées dans l'espace de gestion (journal d'activité)
Données des pèlerins (clients finaux des agences)
- Identité : nom, prénom, date de naissance, nationalité
- Coordonnées : téléphone (mobile), email, adresse postale
- Documents de voyage : passeport, photo d'identité, justificatifs (déposés par l'agence ou par le pèlerin lui-même depuis son espace sécurisé)
- Contacts d'urgence : nom, téléphone, relation familiale
- Historique dossier : statut, paiements versés, communications envoyées
Données échangées sur WhatsApp
OmraDesk envoie des messages WhatsApp aux pèlerins de la part des agences, par l'intermédiaire de WhatsApp Business (Meta Platforms). Nous conservons :
- Le numéro WhatsApp du pèlerin
- Le contenu et le statut (envoyé, livré, lu) des messages
- Les messages entrants du pèlerin en réponse
Meta reçoit ces informations en tant que prestataire technique (voir la section 5). Ses conditions : WhatsApp Business Policy.
3. Pourquoi collectons-nous ces données ?
- Fournir le service : gérer les dossiers pèlerins (obligation légale de l'agence envers ses clients)
- Communiquer : notifications transactionnelles (dossier validé, rappels départ, documents manquants)
- Sécurité : journal d'activité et protection des accès (intérêt légitime, art. 6.1.f du RGPD)
- Amélioration produit : statistiques agrégées anonymes sur l'usage
4. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Pour les données des pèlerins, OmraDesk agit pour le compte de l'agence : c'est elle qui fixe les durées de conservation et qui reste tenue par ses propres obligations légales (par exemple la conservation des pièces comptables).
- Dossiers pèlerins (identité, coordonnées, prestations, paiements, factures) : conservés pour le compte de l'agence pendant toute la durée du contrat. L'agence peut les exporter à tout moment.
- Copies de documents d'identité (passeport, photo, visa) : rattachées au dossier du pèlerin. Elles sont supprimées à la demande de l'agence, et avec les données de l'agence à la fin du contrat.
- Messages WhatsApp : conservés dans la conversation du pèlerin pendant la durée du contrat, puis supprimés avec les données de l'agence.
- Journaux de connexion et d'audit : conservés pendant la durée du contrat, pour la sécurité du service et la traçabilité des accès.
- Comptes utilisateurs de l'agence : actifs jusqu'à leur désactivation par l'administrateur de l'agence, puis supprimés avec les données de l'agence.
- Fin de contrat : l'agence peut obtenir l'export de ses données pendant 60 jours ; elles sont ensuite supprimées, sauf demande écrite de conservation liée à une obligation légale.
- Sauvegardes : quotidiennes et chiffrées. Une donnée supprimée disparaît des sauvegardes à la fin de leur cycle de rotation.
5. Avec qui partageons-nous vos données ?
OmraDesk fait appel à des prestataires (sous-traitants) qui traitent certaines données pour son compte, uniquement pour fournir le service. Ils sont présentés ci-dessous par usage, avec le pays de leur siège lorsqu'il est indiqué :
- Hébergement de l'application : Vercel Inc. (États-Unis), serveurs en Europe.
- Base de données et stockage des fichiers : Supabase Inc. (États-Unis), données hébergées en Europe.
- Emails transactionnels : Brevo (France) ; Resend Inc. (États-Unis).
- Messagerie WhatsApp : Meta Platforms (Irlande / États-Unis), éditeur de WhatsApp ; Kapso, connecteur WhatsApp ; Twilio Inc. (États-Unis), envoi de messages de notification et de codes de connexion.
- Génération de documents PDF : DocRaptor (Expected Behavior LLC, États-Unis).
- Intelligence artificielle : Anthropic PBC (États-Unis) et OpenRouter (États-Unis), pour lire les documents (passeports, pièces justificatives), les emails et les messages entrants afin de préremplir les dossiers ; Google (Gemini), pour le traitement des photos d'identité ; ElevenLabs, pour les messages vocaux de l'assistant WhatsApp.
- Protection anti-robot des formulaires et réception d'emails : Cloudflare Inc. (États-Unis).
- Suivi des vols : AeroDataBox, via RapidAPI.
- Recherche d'hôtels et cartographie : Google (Places) ; OpenStreetMap (Nominatim).
- Génération de QR codes : goQR.me (api.qrserver.com, Allemagne).
- Chat en ligne sur le site d'une agence, si l'agence l'active : Tawk.to.
- Mesure d'audience : Google Analytics, sur le site vitrine omradesk.com uniquement ; Vercel Web Analytics et Speed Insights.
Lorsque des prestataires sont situés hors d'Europe, les transferts sont encadrés par des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Nous ne vendons pas vos données à des tiers.
6. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi tunisienne, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : obtenir la copie de vos données
- Droit de rectification : corriger des données inexactes
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation de l'agence de voyage
- Droit d'opposition : refuser certains traitements (marketing, notifications WhatsApp par ex.)
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
- Droit de réclamation : auprès de l'Instance nationale de protection des données personnelles (INPDP) en Tunisie, ou de l'autorité de protection des données de votre pays
Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@omradesk.com avec une preuve d'identité. Nous répondons sous 30 jours.
Se désinscrire de WhatsApp : répondez STOP à n'importe quel message WhatsApp reçu de la part de votre agence via OmraDesk. Votre désinscription est prise en compte immédiatement.
7. Sécurité
- Chiffrement des échanges et des identifiants sensibles
- Cloisonnement strict des données entre agences : aucune donnée d'une agence n'est visible par une autre
- Rôles et permissions attribués par l'administrateur de chaque agence
- Journal d'activité des opérations sensibles
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées
8. Cookies
OmraDesk utilise les cookies suivants :
- Cookie de session (authentification, expire à la déconnexion)
- Cookie de préférences (langue, thème — conservés 12 mois)
- Mesure d'audience Vercel Web Analytics et Speed Insights : statistiques agrégées, sans cookie ni suivi individuel
- Cookies de mesure d'audience Google Analytics (
_ga, _ga_* — conservés jusqu'à 2 ans), déposés uniquement sur le site vitrine omradesk.com. Ils ne sont jamais utilisés dans l'espace de démonstration, dans l'espace d'une agence, sur le site d'une agence ni dans l'espace pèlerin. - Outil gratuit de vérification photo : un compteur d'usage limite le nombre de vérifications gratuites par jour. Il repose sur un identifiant technique déposé dans un cookie (conservé 30 jours) et sur l'adresse IP sous forme hachée, et n'enregistre que la date d'utilisation. La photo est analysée dans votre navigateur et n'est jamais envoyée. Base légale : intérêt légitime (prévention des abus).
Aucun cookie publicitaire.
9. Contact
Pour toute question sur cette politique ou l'exercice de vos droits :
10. Modifications
Cette politique peut évoluer. Toute modification substantielle sera notifiée par email aux administrateurs des agences clientes au moins 30 jours avant application. Le simple correctif rédactionnel ne nécessite pas notification. La date en haut de cette page indique la dernière version.