ملف واحد لكل معتمر

الهوية وجواز السفر (مع التحقق من تاريخ الانتهاء)، والوثائق المصنّفة (جواز السفر، الصورة، المستندات الداعمة)، والمرافقون من العائلة نفسها، والعرض ونوع الغرفة، والمدفوعات مع جدول السداد والمبلغ المتبقي، ومسار التأشيرة وحالته، وسجل جميع الإجراءات. يُنشأ الملف من العميل المحتمل لحظة البيع ويرافق المعتمر حتى العودة.

يُجمع المسافرون من العائلة الواحدة في ملف مشترك واحد، ولكل واحد منهم بطاقته الخاصة به (الهوية، جواز السفر، الوثائق). ويُستخدم الرابط بينهم لاحقًا في توزيع الغرف — فتوضع العائلة معًا عند التوزيع — وفي إجراءات التأشيرة عندما يجب التصريح بمرافق. أما المدفوعات فيمكن متابعتها للعائلة كلها أو لكل شخص على حدة.

لا. تُحذف نسخ جوازات السفر تلقائيًا بعد مرور ستة أشهر على عودة المعتمر، وتُقدَّم الوثائق المشتركة عبر روابط تنتهي صلاحيتها بعد بضع دقائق فقط. وكل وكالة معزولة في مساحتها الخاصة بها، وتعتمد صلاحيات الوصول إلى الملفات على دور المستخدم داخل الوكالة، وتُسجَّل كل عمليات الاطلاع على الوثائق الحساسة في سجل التدقيق.

يعرض كل ملف ما يبقى إنجازه فيه: جواز سفر مفقود أو قارب على الانتهاء، صورة غائبة، عربون متأخر، تأشيرة قيد الانتظار. ويمكن تصفية قائمة ملفات الرحلة الواحدة بحسب هذه النواقص، ويتلقى المستشار تنبيهًا قبل مواعيد الاستحقاق لا بعدها. أما التذكيرات الموجّهة إلى المعتمر فتُرسل من داخل الملف مباشرة، عبر واتساب أو عبر البريد الإلكتروني.

نعم. يتلقى كل معتمر رابطًا خاصًا به إلى مساحته الشخصية: يرى فيها الحالة الراهنة لملفه لدى الوكالة، والوثائق التي ما زالت مطلوبة منه، ومدفوعاته المسجّلة، ويمكنه أن يرسل بنفسه الوثائق الناقصة من هذه المساحة مباشرة. وتحتفظ الوكالة بحق التحقق والقبول: لا يدخل أي شيء إلى الملف قبل أن يراجعه ويقبله أحد المستشارين.