ملف واحد لكل معتمر

الهوية الكاملة وجواز السفر (الرقم، تاريخا الإصدار والانتهاء، بلد الإصدار، النوع)، الجنسية وعنوان الإقامة، جهة اتصال الطوارئ، العرض والرحلة، الغرفة المباعة والغرفة المطلوبة، الدور (معتمر أو مرافق)، وثائق الملف بحالتها، المدفوعات والأقساط، التأشيرة وحالتها، ليالي الفندق والغرفة المخصصة. المعتمر نفسه فريد في قاعدة البيانات: ملفاته المتعاقبة تتشارك بطاقة واحدة.

نعم. عند رفع صورة الجواز أو مسحه، يقرأ عمرة ديسك شريط MRZ وصفحة الهوية: الاسم واللقب والرقم والتواريخ والجنسية والجنس. تُملأ حقول الملف مسبقًا، ويُنبَّه إلى التعارض مع ما أدخلته، وتُقترح الكتابة العربية للاسم حين تفيد. ويمكن استخراج صورة الهوية من الجواز لتحضير طلب التأشيرة. والآلية نفسها تنشئ الملفات دفعة واحدة من مجموعة جوازات.

لكل شخص ملفه الخاص — هذا ما تشترطه التأشيرات والفنادق — لكن الملفات تُجمع في مجموعة عائلية لها قائد. تتيح المجموعة دفعة واحدة تُوزَّع على كل ملف، ورمز مشاركة ليسجّل الأفراد في المجموعة نفسها من الموقع، وضمان وضعهم معًا عند توزيع الغرف. تُسجَّل صلة القرابة والمحرم للضوابط التي تعتمد عليهما.

نعم، على مستويين. في كل ملف، تعرض قائمة الوثائق المطلوبة ما هو ناقص وما وصل وما اعتُمد. وفي قائمة معتمري الرحلة، يعدّ مؤشر الملفات الناقصة ويتيح تصفيتها لإرسال تذكير جماعي. قواعد مانعة — جواز صالح مدة كافية، وثائق إلزامية معتمدة، حد أدنى من العربون — تمنع اعتماد ملف ناقص، إلا باستثناء مسجَّل.

يمرّ الملف بحالات متتابعة: مسودة أو خيار، مُقدَّم، قيد المراجعة، محجوب إن أخفقت قاعدة، معتمد، ثم إصدار التذاكر، توزيع الغرف، جاهز، في الرحلة، مغلق. كل انتقال مؤرَّخ باسم صاحبه. تعرض شاشة الرحلة عدد الملفات في كل مرحلة وأيها متعثر؛ وتقول لوحة «الخطوة التالية» في الملف ما بقي للتقدّم. تعرف موقع كل معتمر في أي لحظة دون فتح عشر محادثات.

نعم: قوائم إدارة العملاء والمالية والجوازات والإشعارات مقسّمة إلى صفحات، والإجراءات الجماعية (الوثائق، التذكيرات، توزيع الغرف، التأشيرات) تُطبَّق على تحديد، والاستيراد بمسح الجوازات ينشئ عشرات الملفات دفعة واحدة. تُعالَج قائمة الملفات بحسب الرحلة والمرشّح لا في جدول واحد لا ينتهي. وتُنظَّم المجموعات الكبيرة في فروع وفرق، لكل منها صلاحياتها.