TERRAIN — ACCOMPAGNATEURS
Un passeport qui expire trop tôt ou un visa jamais noté sur la fiche, mieux vaut le voir avant les derniers jours. Voici ce qu'OmraDesk montre à l'accompagnateur et à votre agence.
Avant un départ, vous vérifiez les passeports et les visas de vos pèlerins. Ceux de vos accompagnateurs passent plus facilement entre les mailles : leur fiche date parfois d'une saison précédente, et le passeport qui y figure n'est plus forcément celui qu'ils ont en poche.
Prenons Karim, qui accompagne des groupes pour votre agence et pour une autre. Votre Omra part le 20 novembre et rentre le 5 décembre. Le 10 novembre, dix jours avant le départ, il ouvre son espace accompagnateur. En haut de « Mes départs », un cadre l'attend : « À régler avant », suivi du nom de votre offre et de la date du départ.
Le cadre affiche deux lignes. Son passeport expire le 12 mars 2027 alors qu'il doit être valable six mois après le retour. Et aucun visa n'est enregistré pour ce départ. Plus bas, on lit sur la carte du départ « Passeport ou visa à régler ».
Karim a renouvelé son passeport cet été, mais il n'a jamais mis le nouveau dans son espace. Il appuie sur « Mettre à jour mon passeport » : ses informations s'ouvrent, le champ du numéro de passeport prêt à être saisi. Il entre le nouveau numéro et la nouvelle date d'expiration, puis enregistre. Il revient au cadre, appuie sur « Enregistrer mon visa » et saisit la date de fin de son visa. Quand il rouvre « Mes départs », le cadre n'y est plus.
Chez vous, la cloche des notifications avait reçu le matin même deux alertes à son nom, une pour le passeport et une pour le visa. Après ses deux enregistrements, sa barre du départ dans le planning n'a plus de signe d'avertissement, et sa fiche montre la date du visa avec la mention « saisi par l'accompagnateur ». Le lendemain matin, la cloche ne reçoit plus rien pour lui.
Le rappel commence dix jours avant le jour du départ et dure jusqu'au jour du retour, compris. Cette durée est fixe. Le « Délai d'alerte » de vos réglages sert à vous prévenir quand il manque du monde sur un départ ; juste à côté, une ligne rappelle que le passeport et le visa des accompagnateurs ont leur propre rappel, dix jours avant le départ.
Pour chaque départ concerné, le cadre dit ce qui ne va pas : un passeport sans numéro ou sans date d'expiration, un passeport qui expire trop tôt, un visa absent, ou un visa qui se termine avant le retour. Les boutons « Mettre à jour mon passeport » et « Enregistrer mon visa » ouvrent directement le bon formulaire dans « Mes informations ».
Le rappel reste dans son espace : il ne part pas par e-mail. Pour votre départ, il est calculé sur la fiche de Karim dans votre agence, y compris une vérification MoFa faite chez vous. L'autre agence de Karim ne voit rien de votre départ. Un guide local, qui vit sur place, ne reçoit pas ce rappel. Et un accompagnateur qui travaille avec un simple lien, sans compte, n'a pas d'espace : seule votre agence est prévenue, et c'est vous qui complétez sa fiche.
Pour OmraDesk, un passeport est à régler s'il manque son numéro ou sa date d'expiration, ou s'il expire moins de six mois après le jour du retour. Pour un retour le 5 décembre 2026, il doit être valable au moins jusqu'au 5 juin 2027 ; cette date exacte suffit. Pour un retour le 31 août 2026, la limite tombe le 28 février 2027.
Le passeport retenu est celui de sa fiche staff. Si cette fiche n'a ni numéro ni date, OmraDesk prend celui de sa fiche client, s'il est inscrit sur le départ avec un dossier. Les deux ne sont jamais mélangés : un nouveau numéro saisi sans date compte comme un passeport incomplet, même si l'ancienne date est encore connue ailleurs.
Quand Karim enregistre son nouveau passeport dans son espace, chacune de ses agences le reçoit sur sa fiche. Il ne le saisit qu'une fois.
Dans « Mes informations », la carte « Visa » montre la date de fin de son visa, ou « Pas encore renseigné ». Le bouton « Modifier » ouvre un seul champ, « Date de fin du visa ». Sous le champ, il lit que ses agences voient cette date, notée comme saisie par lui, et qu'une vérification MoFa de l'agence passe avant.
Cette date part sur sa fiche dans chaque agence dont il fait partie, avec la mention « saisi par l'accompagnateur ». S'il l'enregistre de nouveau plus tard, la nouvelle date remplace l'ancienne sur toutes ses fiches, y compris une date que vous auriez saisie à la main.
La date le suit aussi quand il rejoint une nouvelle agence : quand il accepte une invitation, quand sa demande pour rejoindre l'équipe est acceptée, ou quand il accepte la demande d'une agence. Elle part alors sur sa nouvelle fiche, sauf si cette agence y a déjà saisi elle-même une date : la sienne est gardée.
Si une vérification MoFa lancée par votre agence depuis sa fiche a trouvé son visa, ce résultat passe avant la date saisie par Karim. Dans tous les cas, le visa doit couvrir le séjour jusqu'au jour du retour : un visa qui se termine ce jour-là est encore bon.
Dans le planning de la page Staff, la barre du départ de l'accompagnateur affiche un signe d'avertissement orange. Le panneau du départ, quand vous l'ouvrez, en donne le détail sous son nom. Les avertissements disent par exemple « Passeport : expire le 12/03/2027, moins de 6 mois après le retour » ou « Visa à renseigner ». Les mêmes lignes figurent sur la page « Accompagnateurs » de l'offre, sous son nom. Sur sa fiche, la date du visa indique d'où elle vient : « vérifié MoFa », « saisi à la main » ou « saisi par l'accompagnateur ».
Plus de dix jours avant le départ, et à toute date pour un guide local, le planning et la page « Accompagnateurs » signalent seulement un passeport ou un visa qui se termine avant le retour. Un avertissement ne change pas le compte des accompagnateurs du départ : la personne reste comptée dans votre besoin.
Chaque matin, pour les offres publiées ou clôturées, la cloche reçoit une alerte par papier à régler, et jamais deux le même jour pour le même papier de la même personne. Ces alertes arrivent chez ceux qui gèrent le planning de l'équipe et chez l'agent chargé de l'offre. Un clic sur l'une d'elles ouvre la fiche de l'accompagnateur sur ce départ, dans la page Staff ; si l'agent n'a pas accès à cette page, son lien mène plutôt à la page « Accompagnateurs » de l'offre. Les papiers d'une personne qui a accès au départ dans l'appli, sans y être affectée, donnent aussi lieu à ces alertes.
Dès que votre prochaine offre est à dix jours du départ, ouvrez sa page « Accompagnateurs » : les papiers à régler y sont écrits sous chaque nom.
Nous vous montrons l'espace de l'accompagnateur et le planning de votre équipe, avec un de vos prochains départs comme exemple.