TERRAIN — ACCOMPAGNATEURS
Quand un groupe se partage en deux à Médine, chaque accompagnateur doit savoir où sont les autres et ce qui a été décidé. Voici ce que l'appli et l'onglet Terrain vous donnent pour cela.
Sur un départ avec plusieurs accompagnateurs, il arrive que chacun reste avec une partie du groupe, loin des autres. Il faut alors se dire où l'on en est, fixer un lieu pour se retrouver et savoir, depuis l'agence, que tout le monde est bien compté.
Prenons un départ avec deux accompagnateurs, Youssef et Samir. Fin d'après-midi à Médine, après la visite. Le groupe se partage : une moitié rentre à l'hôtel avec Youssef, l'autre reste avec Samir près de la mosquée du Prophète jusqu'à la prière.
Sur le téléphone de Samir, à ce moment-là, ni le wifi ni les données mobiles ne passent. Il fait l'appel : il pointe les pèlerins qui sont avec lui et excuse ceux qui sont rentrés avec Youssef. Puis il écrit dans « Échanges » : « Mon groupe est complet, on rentre après la prière. » L'appel et le message attendent sur son téléphone, marqués « En attente d'envoi ».
À l'hôtel, Youssef a du réseau. Il fait l'appel à l'arrivée, en excusant ceux restés avec Samir. Il ajoute ensuite un point de RDV pour le lendemain matin, devant une porte de la mosquée, et l'annonce dans le fil. Tous deux ont signé la dernière version de la charte et autorisé la position sur leur téléphone. Quand le téléphone de Samir retrouve le réseau, son appel et son message partent seuls, et il reçoit celui de Youssef. Le nouveau point apparaît dans son onglet Lieux la prochaine fois qu'il ouvre l'appli avec du réseau.
À l'agence, vous voyez les deux messages dans l'onglet Terrain, le point ajouté par Youssef et les deux appels sur la carte, tous deux en vert, car les excusés ne comptent pas comme absents.
Vous pouvez désigner un responsable des accompagnateurs pour chaque départ. Cela se fait dans la fenêtre « Ajouter un accompagnateur », avec la case « Responsable des accompagnateurs de ce départ », ou dans l'onglet Terrain, avec le bouton « Désigner responsable ».
Il n'y a qu'un responsable à la fois : en désigner un autre remplace le précédent, et « Retirer le rôle de responsable » laisse le départ sans responsable. La personne doit faire partie de votre équipe et être sur ce départ, c'est-à-dire affectée à l'offre ou ayant accès à ce départ dans l'appli. Sinon, OmraDesk vous demande de l'ajouter d'abord.
Le responsable est signalé par une pastille « Responsable » dans la liste des accompagnateurs du départ, dans l'équipe affichée dans l'appli, dans le fil et sur la carte des appels. S'il a un compte accompagnateur, il est prévenu dans son espace et par e-mail. Ce rôle ne donne pas de droits en plus dans l'appli. Il montre à toute l'équipe qui coordonne.
Chaque départ a son fil de messages, dans l'onglet « Échanges » de l'appli. Tous les accompagnateurs qui ont accès à ce départ le lisent et y écrivent, qu'ils passent par leur compte ou par un lien. Une pastille compte les messages qu'ils n'ont pas encore lus. Votre agence le lit et y écrit dans l'onglet Terrain de l'offre.
Le fil est fait pour du texte. Il n'y a ni pièce jointe ni message privé entre deux accompagnateurs, et un message envoyé ne se supprime pas.
Un message écrit sans réseau reste sur le téléphone, « En attente d'envoi », puis passe à « Envoyé » quand il est parti. L'heure affichée est celle où il a été écrit. De votre côté, il porte la mention « Écrit hors ligne · reçu à » suivie de l'heure d'arrivée.
Quand votre agence écrit dans le fil, les accompagnateurs qui ont un compte reçoivent une notification dans leur espace et un e-mail. Il y en a au plus une par heure et par départ, et elle ne reprend jamais le texte du message. Quand un accompagnateur écrit, personne n'est notifié. Vous voyez son message dans l'onglet Terrain, qui se met à jour toutes les 30 secondes, ou tout de suite avec le bouton « Actualiser ».
Le fil est effacé du téléphone avec le départ. Votre agence le garde avec les autres traces du voyage.
Dans l'onglet Lieux de l'appli, un accompagnateur peut ajouter un point de RDV avec le bouton « Ajouter un point de RDV ». Il donne un nom, une indication (par exemple « devant la porte 21 »), la ville et une position, qui est obligatoire.
Pour la position, il a deux choix. « Ma position actuelle » prend celle du téléphone, et marche sans réseau. « Placer sur la carte » ouvre une carte, avec un champ « Rechercher une adresse ou un lieu ». La carte et la recherche demandent du réseau, et l'appli le dit quand il manque. Un point créé hors ligne est gardé sur le téléphone et part dès que le réseau revient.
Les points que vous fixez dans les Réglages du terrain, comme l'aéroport, restent verrouillés dans l'appli et portent la mention « Fixé par l'agence ». Ceux qui sont ajoutés sur place indiquent leur auteur. Les autres accompagnateurs du départ les voient à leur prochaine ouverture de l'appli avec du réseau. Un point ne se modifie pas : son auteur peut le retirer, et vous aussi.
Dans l'onglet Terrain, la partie « Points de RDV ajoutés sur place » liste chaque point avec son auteur, le jour et l'heure, un lien « Voir sur la carte » et un bouton « Retirer ».
Quand un accompagnateur valide un appel, avec « Groupe complet ! » ou « Envoyer l'appel », le téléphone y joint sa position, avec sa précision et l'heure, s'il a pu la prendre. Pour la carte des appels, c'est le seul moment où la position est prise, et personne n'est suivi en continu.
Deux conditions s'appliquent. La première est la charte. Sa nouvelle version dit : « La position du téléphone n'est prise qu'au moment d'un appel ou d'un signalement du groupe, jamais en continu. » Chaque accompagnateur doit la relire et la signer de nouveau pour rouvrir le départ dans l'appli. Tant qu'il n'a pas signé cette version, aucune position n'est gardée pour ses appels.
La seconde est l'accord de son téléphone. La permission lui est demandée au premier appel. S'il la refuse, l'appel marche quand même et l'appli affiche « Appel enregistré sans position ». Sans réseau, la position attend avec l'appel et part avec lui ; elle garde l'heure de l'appel.
Dans l'onglet Terrain de l'offre, la « Carte des appels » montre un point par appel reçu avec une position. Un point vert veut dire « Tous présents », un point orange « Avec absents ». Les deux ont aussi une forme différente, pour ne pas dépendre de la couleur seule.
Vous pouvez filtrer par accompagnateur et par jour. Un clic sur un point affiche l'heure, l'accompagnateur, le nombre de présents et d'absents, les excusés, la précision de la position et un lien « Voir l'appel dans le fil », qui mène à cet appel dans le Fil du terrain. À côté, la « Dernière position connue » de chaque accompagnateur est celle de son dernier appel avec position. Le responsable y est signalé, et ceux qui n'ont rien envoyé sont marqués « Aucune position reçue ».
La carte ne montre que les départs de votre agence. Si un accompagnateur travaille aussi pour une autre agence, rien de ses appels chez elle n'apparaît chez vous. Si le fond de carte ne se charge pas, les appels restent listés sous la carte.
Pour commencer, ouvrez l'onglet Terrain d'une offre et désignez le responsable des accompagnateurs de votre prochain départ.
Nous vous montrons le fil du départ, les points de RDV et la carte des appels, avec un de vos prochains départs comme exemple.