TERRAIN — ACCOMPAGNATEURS
Un accompagnateur qui travaille pour deux agences dans la même saison n'a plus qu'un compte. Voici ce que cela change pour votre agence, de l'invitation jusqu'au hall de l'hôtel.
Un accompagnateur peut travailler pour plusieurs agences dans la même saison. Il part avec un groupe au début du mois, rentre, puis repart quelques semaines plus tard pour une autre maison. Jusqu'ici, chaque agence lui envoyait son propre lien, et ce lien ne marchait que sur le premier téléphone qui l'ouvrait. Un lien perdu ou un téléphone changé, et c'était à l'agence de renvoyer un lien.
Le compte accompagnateur OmraDesk part de ce constat. Voici comment il fonctionne, vu depuis votre agence.
Prenons Karim. Il accompagne un groupe de votre agence au début du mois, puis le groupe d'une autre agence à la fin du mois. Les deux agences travaillent avec OmraDesk.
Karim n'a qu'un compte, avec son e-mail et son mot de passe. Il s'en sert sur son téléphone comme sur un ordinateur. Dans son espace, il retrouve ses départs, ses disponibilités, ses informations et ses notifications. Quand vous l'affectez à une Omra, il en est prévenu dans son espace et par e-mail, en français, en arabe ou en anglais selon la langue de son compte, avec le logo de votre agence.
De votre côté, vous ne voyez que ce qui vous concerne. Vous ne savez pas pour quelles autres agences il travaille et vous ne voyez rien de ses départs ailleurs. Dans votre planning, les dates de son départ avec l'autre agence apparaissent comme « indisponible », sans nom ni détail. L'autre agence voit la même chose de vos dates.
Le compte appartient à l'accompagnateur. Il y tient à jour lui-même son téléphone, ses langues, ce qu'il fait (guide, accompagnateur, imam, médecin…), sa date de naissance, sa nationalité et son passeport. Chaque agence dont il fait partie voit ces informations sur sa fiche staff, et la fiche suit quand il les change. Un passeport renouvelé n'est donc saisi qu'une fois, par lui.
Votre agence garde ses propres champs, comme son rôle chez vous ou vos notes internes, et il ne les voit pas. Il pose aussi ses périodes d'indisponibilité dans un calendrier. Elles valent pour toutes ses agences, et vous les voyez dans votre planning sans la note qu'il a pu y laisser.
Un accompagnateur entre dans votre équipe de deux façons.
La première part de vous. Sur chaque offre, le bouton « Ajouter un accompagnateur » ouvre une seule fenêtre. Vous y choisissez quelqu'un de votre équipe, un pèlerin de l'offre ou une personne qui a déjà un compte OmraDesk, retrouvée par son numéro de téléphone complet ou son e-mail complet. Pour une nouvelle personne, vous saisissez ses coordonnées et OmraDesk lui envoie un e-mail d'invitation pour créer son mot de passe. Le lien de cet e-mail ne sert qu'une fois et reste valable sept jours.
Si la personne a déjà un compte, elle reçoit votre demande et choisit de l'accepter ou non. Avant son accord, vous ne voyez que son prénom, l'initiale de son nom, son rôle et un téléphone masqué. Son passeport et son e-mail complet restent hors de votre vue, et rien du départ ne lui est ouvert. La recherche demande un numéro ou une adresse complète. Personne ne peut donc parcourir la liste des accompagnateurs.
La seconde part de lui. La page de connexion des accompagnateurs de votre agence porte votre logo et un bouton « Demander à rejoindre l'équipe ». Il remplit ses informations, sa demande arrive dans vos inscriptions à valider, et vous l'acceptez ou la refusez depuis le back-office.
Une fois qu'il fait partie de l'équipe, vous n'avez plus à l'inviter. Pour chaque Omra, vous l'affectez au départ. Il n'a rien à accepter : il est prévenu, et le départ apparaît dans « Mes départs » avec un bouton « Ouvrir le départ ». Seule l'entrée dans une nouvelle agence demande son accord.
Un point à savoir avant de commencer : l'e-mail est obligatoire pour lui ouvrir l'appli. Sans e-mail, vous pouvez toujours l'ajouter au départ avec son dossier, son vol et son lit, mais il n'aura pas l'appli.
Revenons à Karim. Il est cinq heures du matin dans le hall de l'hôtel à La Mecque. Le groupe descend pour partir vers Médine, et ni le wifi de l'hôtel ni le réseau mobile ne passent.
Karim sort son téléphone. L'appli s'est verrouillée pendant la nuit, comme elle le fait après quinze minutes sans activité. Il tape son mot de passe et elle s'ouvre, même sans réseau. Il fait l'appel avec ses pèlerins devant lui. L'appel attend sur le téléphone et part tout seul dès que le réseau revient.
Le même mot de passe ouvre les documents du départ. Il n'y a plus de second mot de passe à retenir pour les documents.
Pour votre agence, un réseau capricieux à l'hôtel ne bloque donc pas le travail sur place. Ce que l'accompagnateur fait pendant la coupure reste protégé sur son téléphone et part dès que le téléphone retrouve une connexion.
Un accompagnateur a sur son téléphone des informations sensibles : la liste de ses pèlerins, leurs documents, les appels. Tout ce que l'appli garde pour un départ est chiffré avec une clé tirée du mot de passe de son compte. Sans ce mot de passe, rien n'est lisible, même sur un téléphone perdu, dès que l'appli s'est verrouillée.
Ces données ne restent pas après le voyage. Elles sont effacées du téléphone à la fin du départ, une fois passé le délai choisi par votre agence. Elles le sont aussi quand vous coupez l'accès à un départ, quand vous le retirez de votre équipe, quand il supprime son compte ou quand il se déconnecte. Avant d'effacer, le téléphone envoie ce qu'il garde encore.
Vous gardez aussi la main sur les documents. Si votre agence le décide, l'accompagnateur ne peut pas les partager depuis son téléphone.
Vous invitez un accompagnateur une fois, puis vous l'affectez à vos départs. Quand il change de téléphone, vous n'avez plus de lien à renvoyer. Il se connecte avec son e-mail et son mot de passe sur l'appareil de son choix, et il peut en utiliser plusieurs. Dans ses informations, il voit les appareils connectés à son compte et peut en déconnecter un.
Si vos accompagnateurs utilisent déjà le lien personnel, personne n'est coupé en plein voyage. Les départs déjà ouverts par lien continuent ainsi jusqu'à leur fin, et les nouveaux départs s'ouvrent par le compte. Depuis la page Staff, vous envoyez l'invitation à créer leur compte aux personnes dont vous avez l'e-mail.
Quand un accompagnateur ne travaille plus avec vous, vous le retirez de l'équipe depuis sa fiche, et les départs de votre agence sont effacés de son téléphone.
Son téléphone ne garde rien de vos pèlerins une fois le départ terminé et le délai passé. Pour commencer, ouvrez une offre et cliquez sur « Ajouter un accompagnateur ».
Nous vous montrons l'invitation, l'affectation et l'appli sur place, avec un de vos prochains départs comme exemple.